CRM para escolas e cursos: inscrições, aulas e matrículas

Numa escola de línguas, num centro de explicações, numa escola de música ou num formador que vende cursos online, o percurso de um aluno começa quase sempre da mesma maneira: alguém pergunta pelo horário, pelo preço ou pela próxima turma. Esse pedido chega pelo Instagram, pelo WhatsApp da secretaria, pelo formulário do site ou por telefone. O que acontece a seguir é o que separa uma inscrição de um contacto esquecido.

Um CRM organiza esse caminho: regista quem pediu informação, em que curso tem interesse, se já fez a aula experimental e o que falta para fechar a matrícula. A equipa deixa de depender de cadernos, de folhas de cálculo partilhadas e da memória de quem atendeu.

Dores típicas de escolas e cursos

• Pedidos espalhados. A mesma família escreve no Instagram, liga para a secretaria e depois manda mensagem para o telemóvel de um professor. Ninguém vê a conversa inteira.
• Aulas experimentais sem seguimento. A pessoa vem, gosta, diz que "vai pensar" e ninguém volta a falar com ela.
• Picos de inscrições. No arranque do ano letivo ou de uma nova edição, as mensagens acumulam-se e as respostas atrasam.
• Faltas sem aviso. Marcações esquecidas porque não houve lembrete.
• Renovações em cima da hora. O fim de um módulo ou de um período chega sem que alguém tenha falado com o aluno sobre o seguinte.
• Cursos online noutra ferramenta. Os conteúdos estão numa plataforma, os contactos noutra e os pagamentos noutra, sem ligação entre elas.

Como o Elooo CRM ajuda, processo a processo

Funil de exemplo

Um funil simples para uma escola com aula experimental pode ter estas etapas:

1. Pedido de informação: entrou por mensagem ou formulário.
2. Informação enviada: horários, preços e programa já seguiram.
3. Aula experimental marcada: data e hora na agenda.
4. Aula experimental feita: a pessoa compareceu.
5. Proposta de matrícula: turma e condições propostas.
6. Matriculado: inscrição concluída.
7. Não avançou: com o motivo registado (horário, preço, adiou).

Para cursos online sem aula experimental, as etapas 3 e 4 podem dar lugar a "Aula gratuita vista" ou "Webinar assistido". Se nunca montou um funil, o guia do funil de vendas explica como definir etapas.

Automações úteis

• Resposta imediata ao formulário. Assim que alguém preenche a pré-inscrição, recebe uma mensagem com os próximos passos e a secretaria é avisada.
• Lembrete de aula experimental. Uma mensagem na véspera e outra umas horas antes, com morada ou link.
• Seguimento depois da aula. Se a etapa não muda num prazo definido por si, a pessoa recebe uma mensagem a perguntar como correu, e a equipa recebe uma tarefa.
• Documentos em falta. Lembrete automático enquanto a ficha de inscrição não estiver completa.
• Renovação. Antes do fim do período ou do módulo, uma sequência com a oferta seguinte.
• Boas-vindas ao curso online. Ao entrar na área de membros, o aluno recebe instruções de acesso.

Pode ver como montar estes fluxos no artigo sobre fluxos de automação essenciais e escrever as mensagens com a ajuda dos modelos de mensagens de WhatsApp.

Cuidados com os dados, sobretudo de menores

Escolas lidam muitas vezes com dados de crianças e jovens. Alguns cuidados práticos:

• Consentimento parental. O art. 8.º do RGPD determina que, quando o tratamento se baseia no consentimento e se trata de serviços da sociedade da informação oferecidos diretamente a crianças, abaixo dos 16 anos o consentimento tem de ser dado ou autorizado pelos titulares das responsabilidades parentais. Os Estados-Membros podem fixar uma idade inferior, nunca abaixo dos 13 anos, por isso confirme a regra em vigor no seu país. O mesmo artigo pede ao responsável esforços adequados para verificar essa autorização.
• Contacto principal = encarregado de educação. No CRM, registe o pai, a mãe ou o encarregado como contacto principal e o aluno como informação associada.
• Consentimento de marketing separado. Uma coisa é responder ao pedido de inscrição; outra é enviar campanhas. Peça a autorização para comunicações à parte, no formulário.
• Recolha mínima. Peça só os dados de que precisa para a inscrição.
• Permissões. Defina o que cada pessoa da equipa pode ver.

Os dados guardados no Elooo CRM são tratados nos termos do RGPD; a escola é a responsável pelo tratamento e nós o subcontratante.

Checklist antes de escolher

• Os pedidos de todos os canais chegam a uma caixa única?
• O formulário de inscrição cria o contacto e a oportunidade sem copiar dados à mão?
• A agenda envia lembretes automáticos?
• Consegue ver em que etapa está cada candidato, por curso ou turma?
• Se vende cursos online, a área de membros está na mesma plataforma?
• Toda a equipa pode ter acesso sem pagar por utilizador?
• O tratamento de dados de menores está previsto no seu processo?

Os três planos e o que cada um inclui estão na secção de planos.